業務ICT化…スマホやタブレットに不慣れな職員へのフォロー
連絡帳や登降園管理、保育記録、保護者へのお知らせなど、保育園でもICT化が進んでいます。業務負担の軽減が期待できる一方、現場から聞こえてくるのが「操作できる職員とできない職員の差が大きい」という悩みです。
せっかくシステムを導入しても、一部の職員しか使いこなせなければ、かえって仕事が増えてしまうことも。スマホやタブレットが苦手な職員も含め、園全体でICT化を進めるポイントを考えてみましょう。
「使えない＝やる気がない」ではない
普段からスマホを使っている人にとっては簡単な操作でも、不慣れな人には「タップ」「スワイプ」「アプリを切り替える」といった基本操作さえ難しく感じる場合があります。
そこで「これくらい分かるでしょう」と決めつけるのは禁物。苦手意識が強くなり、端末に触れること自体を避けるようになってしまいます。
まずは、どの操作で困っているのかを具体的に確認しましょう。
マニュアルは「保育園仕様」にする
システム会社のマニュアルを渡すだけでは、なかなか操作を覚えられないことがあります。
おススメは、園でよく使う機能だけをまとめた簡単なマニュアルを作ること。「欠席連絡を見る」「写真を登録する」「保育記録を入力する」など、実際の業務ごとに手順を分けます。
操作画面の画像とともに「①ここを押す→②名前を選ぶ→③保存」と示せば、ICTが苦手な職員にも分かりやすくなるでしょう。
得意な職員に仕事を集中させない
「○○先生のほうが早いから」と、ICTが得意な職員に入力や設定を任せ続けるのも問題です。一時的には効率的でも、その職員が休んだ途端に業務が止まる可能性があります。
また、得意な人ばかりに負担が集中してしまいます。
簡単な作業から全員が担当し、「自分で操作する機会」をつくることが大切です。
研修は一度きりにしない
新しいシステムの導入時に説明会を一度行っただけで、「研修終了」としていないでしょうか。実際に使い始めてから初めて出てくる疑問も多いため、導入後のフォローが重要です。
職員会議の前後に10分程度の「ICTミニ研修」を設け、一つの機能だけ練習する方法もおススメ。少人数で実際に端末を触りながら覚えると、苦手な職員も質問しやすくなります。
園内のルールを統一しよう
職員によって入力方法が違うと、ICT化しても情報が整理されません。
「写真の登録はいつまで」「保育記録はこの項目を入力」「困ったときはこの職員へ相談」など、園内のルールを明確にしておきましょう。
同時に、パスワードの扱いや端末の持ち出し、子どもの写真・個人情報の管理といったセキュリティルールの共有も欠かせません。
